Sikmi World Cafe

しくみワールドカフェレポート!テーマは「会社をどうしていきたいか?」

こんにちは! kamoc です。

突然ですが、「ワールドカフェ」をご存知でしょうか?
ワールドカフェとは話し合いの手法です。(会議じゃないですよ!)

「新しい発想は会議室よりも雑談から生まれる」という考えに基づいたもので、カフェで話をするような場を擬似的に作り出して話し合いをおこないます。

参加者は4人ずつの小テーブルに分かれて話し合いを行うので、総数が多くても全員が意見を言う機会があり、参加者全員が話し合いの主役となります。

この記事ではフルリモートのしくみ製作所のとある昼休みに、ワールドカフェを開催したことについて紹介しようと思います。
しくみ製作所について興味のある方や、リモートでワールドカフェを開催しようと思っている方(そんな人いるか不明ですが…笑)のお役に立てば嬉しい限りです。

ワールドカフェ開催のきっかけ

そもそもなぜワールドカフェを開催することになったか軽く説明します。

2018年になって大きなプロジェクトの区切りがつき、会社が新しいステージに進むタイミングになりました。そのため、一部のメンバーで今後の方向性について草案を作成し、半期に1度のオフ会で情報共有と意見聴衆を行なう予定でしたが、その日は記録的な寒波で交通トラブルが続発し、話し合いは中止になってしまっていました・・・。

そして先日、ふとしたっきっかけで、会社の経営について話し合っている社員と、そこに参加していない社員との間で会社の方向性について意識のずれが表面化することがありました。

そこで、以前からワールドカフェ形式で会社について話し合いたいという意見が出ていたこともあり、改めてワールドカフェという形式で、社員全員で会社に対して意見を言い合う会を設けました。

ワールドカフェのリモート開催

ワールドカフェ形式の話し合いは通常、大きな会議室などに参加者が集まって開催します。
流れとしては以下の通りです。

  • ワールドカフェ形式についての説明
  • テーマ発表
  • ラウンド1: 4人ごとにテーブルに分かれて話し合い
  • ラウンド2: ラウンド1のテーブルに1名を残して残りのメンバーは他のテーブルとメンバー入れ替えて話し合い
  • ラウンド3: ラウンド1のテーブルに戻って話し合い
  • 情報共有
  • まとめ

といった流れになります。
テーブルには大きな模造紙とマーカーペンが設置されており、参加者は思いついたことを自由に書き込んで行きます。

さて、冒頭にも書いた通り、しくみ製作所はオフィスの無い会社で、社員全員がフルリモートで働いています。
みんな日本全国バラバラな場所で働いているので、オフ会以外の場では一堂に会することも、テーブルの模造紙を囲んでお話しすることもできません。そんな環境で、どんなツールを使ってどうやって会を進めていったかをこの記事では紹介します。

【参考文献】 ワールドカフェをより深く知りたい方へ

社内にワールドカフェを実際に経験したことがある人はおらず、運営スタッフはワールドカフェについての経験ゼロ、知識もほぼゼロからの状態でスタートしました。そのため、様々な Web の記事をもとにワールドカフェについて学びました。学習の際に参考にさせて頂いた記事を紹介しようと思います。

「そもそもワールドカフェって何?」
「どんなメリットがあるの?」
そんなワールドカフェの考え方については、以下のサイトを読んで学びました。

これだけ読むと、実際に運営をするのは相当大変そうだな・・・と思いました。
しかし、以下のブログに具体的なワールドカフェの実践方法が紹介されており、初回はここに書かれている通りに実践すれば良いと思います。

当日の進行表、運営スライドまで公開して下さり感謝です。

進め方とツールの紹介

ここからは当日の流れに沿って、進め方を紹介していきます。

開始前に Slack で参加者をご招待

しくみ製作所では社内でのコミュニケーションを主に Slack で行っています。
Slack でワールドカフェ開催のお知らせを告知しました。
運営スタッフは会議のファシリテーターではなく、自宅に招く特別なゲストのように参加者をお迎えします。

集合とイントロダクション

時間になったら参加者全員が Google Hangout に集合します。
用意したスライドを画面共有しながら説明していきます。
いつもの会議とは違った雰囲気を出すために、某スマイル0円のハンバーガー屋のように「いらっしゃいませ!ご来店お待ちしておりました!」といった挨拶から始めてみたりと、雰囲気作りを工夫してみたりしました。
とはいえ、Google Hangout に大人数が集まると、話者以外の人が発言を切り出すことがなかなか難しいので、話者はかなり限定されます。(笑い声や騒音をマイクは激しく拾ってしまうので、みんな気を使って話す時以外はマイクをOFFにしてくれます。話者側からするとシーンとしてしまうので、不安でしかないのですが、そこは我慢です!)
そんなわけで、冒頭はやりかたを共有するパートと割り切って説明をしていきます。

Worldcafeとは

(この画像は 【詳しいやり方が分かる】ワールドカフェ実践マニュアル の公開資料を引用・改変したものです。)

グループ分け

続いて、グループ分けを行っていきます。
Discord という音声チャットツールの、チャットルームに4名ずつ割り当てるという形で話し合いを実施しました。
また、参加者は先程の Google Hangout にも接続したままにしておいてもらい、Google Hangout は運営からのお知らせとして使用しました。例えば、テーブルが4人になるように、「ウニ部屋が5人なので、どなたかアナゴ部屋へ移動してくれませんか?」みたいなことをアナウンスしていました。
また、通常はテーブルに模造紙を置いておくのですが、私たちは draw.io というWebブラウザで使える図形作成ツールを使用しました。
フレームはこんな感じで、これをテーブルの人で一緒に編集して、話し合いを進めていきます。

グループ分け時の discord の様子
draw.io

テーマ発表

テーブル分け、draw.io の展開が完了したら、いよいよテーマの発表です。
今回は「しくみ製作所をどんな会社にしていきたいですか?」というテーマにしました。
どんな会社?と問われても、事業軸、人材軸、働き方軸など、いろいろないろいろな軸があるかと思います。
その辺り、みんながどの軸に関心があるかも知りたいと思い、あえて広めのテーマ設定にしてみました。

ラウンド開始

いよいよ小グループでの話し合いがスタートです!
運営スタッフとしては各部屋でどんな話し合いがなされているのか気になって仕方なかったのですが、話し合いに参加しない人が音声チャットに出入りすると参加者の気が散ってしまうのでじっと堪えていました。
リアル開催だとテーブルに近づいてなんとなくの雰囲気を掴んだりできるんですけどね〜。

冒頭の進め方にも書いた通り、ラウンドは全部で3つあります。
ラウンド1は、ランダムに構成された4人のメンバーでテーマについて話し合いを進めていきます。

ラウンド1

(この画像は 【詳しいやり方が分かる】ワールドカフェ実践マニュアル の公開資料を引用・改変したものです。)

ラウンド1が終わったら、部屋に1名のみをホストとして残して他の部屋に散らばります。
ラウンド2は、最初に部屋に残った人が新しいメンバーにラウンド1の内容を共有します。
そして、新たなメンバーでテーマについて話し合いを深めていきます。

ラウンド2

(この画像は 【詳しいやり方が分かる】ワールドカフェ実践マニュアル の公開資料を引用・改変したものです。)

ラウンド3は、全員がラウンド1のグループに戻って話し合います。
残っていたホストも、他のグループに旅立ったメンバーも、ラウンド2で他のメンバーと話し、新たな着想を得られた状態で話し合いを更に深めていきます。

ラウンド3

(この画像は 【詳しいやり方が分かる】ワールドカフェ実践マニュアル の公開資料を引用・改変したものです。)

情報共有タイム

ラウンド3が終わったら、一度 discord を離れて、最初の Google Hangout で全体でトークをします。
運営者の私は各ラウンドの話し合いに参加することはできなかったのですが、Google Hangout に戻ってきた参加者の皆さんは心なしか清々しい雰囲気を感じました。

メンバーが揃ったら、各グループがどんな感じの話し合いをしたか発表してもらいます。
今回のお題は「しくみ製作所をどんな会社にしたいですか?」というテーマで話し合いをしました。

あんまり気にしていなかったけど「確かに!」と思うような身近な事象を上げてくれたり、会社の方向性について、以前から目指しているものの未だ道半ばなことについて挙げてくれたり、思わず深く頷いてしまうような声がたくさん集まりました。

アンケート

最後に、Google Form を用いてアンケートを実施しました。
話し足りなかったことを書いたり、運営へのフィードバックを得ることが目的です。
ワールドカフェの運営スタッフで当日中に集計して、参加者に通知しました。

使用したツールまとめ

今回のワールドカフェの開催には以下のツールを使用しました。

  • Slack: テキスト連絡(招待状の送付など)
  • Google Hangout: 音声通話(運営放送や全体話し合い)
  • Discord: 音声通話(グループごとの話し合い)
  • draw.io: 図形や文字の描画(グループごとの話し合い時の模造紙代わり)
  • Google Form: アンケート(終了後の感想とフィードバック収集)

やって良かったこと

ワールドカフェ形式の話し合いを実施してみて、いろいろな角度から意見を言い合い発散させる会としてはとても良いイベントだと感じました。
みんなが会社の何に対して課題として感じているのか、どんな仕事をしたいのか、どんな働き方を実現したいのか、各々の口から意見を聞くことができるというのはとても良い体験でした。

実際のアンケート回答の一部を紹介します。

  • ワールドカフェについては普段話さない方と話せて新鮮でした!
  • 普段あまり話さない人の考えを聞くことができ、新しい発見や価値観の存在に気づくことができました。
  • 楽しかった!またやりたい!

一方で、ワールドカフェは収束させて結論を出す会議では無いので、ただ意見を出し合っただけでは意味のないものになってしまいます。
ここで出てきた意見を元に行動を起こし、良い結果が得られて始めてワールドカフェをやって良かったと言えるものだと考えています。

運営上の反省

ワールドカフェは初めての試みでしたが、参加者の皆さんが臨機応変に動いてくれたお陰でとても良い会にすることができました。
アンケートで指摘されて、次回運営の際に気をつけようと思うことは以下の通りです。

イヤホン・ヘッドホンの着用を推奨する

今回は discord と Google Hangout を併用するというやや複雑なツール活用をしたこともあり、ハウリングが発生してしまう事象が発生したようです。また、ランチタイムにご飯を食べながら参加することを推奨したので、イヤホンを着けていなかった人も多かったと思われます。次回開催時はイヤホンを着用して参加してもらうように事前にアナウンスするようにします。また、イヤホンを着けながらご飯は食べにくいので、サンドイッチなど片手で食べられるようなメニューだと参加しやすいのかなと思いました。(日本各地の社員の元にケータリングをお届けできるサービスがあったら使いたい!!)

draw.io のキャンバスについて

グループごとの話し合いを行なう際に、通常はテーブルに敷かれた模造紙に自由に書き込みを行なうのですが、今回は draw.io を使用しました。普段使っていない人が多かったため、draw.io に接続できないメンバーが数名いたのと、使い方の習得に時間がかかったという声がありました。今回のワールドカフェで使い方に慣れてもらえたとは思いますが、これからワールドカフェをリモートで開催する場合は、事前準備として接続確認と、簡単な利用方法の習得を行っておいたほうが良いと思いました。

よりリラックスできる環境づくり

テーブルによっては若干ディスカッションのような雰囲気になってしまっていたようです。
話し合いをすると結論を出しに行きたくなる気持ちは私も非常によくわかります。
とはいえ、ワールドカフェは自由な発想で話を広げられるところが良い点でもあるので、次回は簡単なアイスブレイクを設けるなど、ディスカッションとはちょっと違った空気になるような工夫をして行きたいと思います。
オシャレな BGM をかけると良さそうという意見もあって、ぜひやってみたいところです。(音声通話越しだと結構難しいんですよね。)

まとめ

この記事ではフルリモートで開催したワールドカフェについて紹介しました。
ワールドカフェは皆の意見を言い合う場としてはとても良いものだと思いました。

しかし、意見を言いっぱなしで何も変わらなければ意味がありません。
ワールドカフェを真の意味で成功させるために、事後のアクションもしっかりと取り組んで行きたいと思います!

kamoc

しくみ製作所CTO。お掃除ロボットルンバをかわいがっています。 ライターの記事一覧はこちら

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